Umowa o pracę (II) – wymogi co do zawartości umowy

Foto: stock.xchng

Kontynuujemy temat umów o pracę.
Prawo (konkretnie Ustawa o środowisku pracy - arbeidsmiljøloven - § 14-5, ustęp pierwszy) nakazuje zawarcie pisemnej umowy o pracę w przypadku wszystkich stosunków pracy, również zatrudnienia na czas określony, na zastępstwo, czy na niepełny etat.

Jak szybko powinna zostać zawarta pisemna umowa o pracę?

Pisemna umowa o pracę powinna zostać zawarta jak najszybciej, nie później niż w ciągu miesiąca od zaistnienia stosunku pracy (por. § 14-5, ustęp drugi ustawy o środowisku pracy).

Jeśli mamy do czynienia z zatrudnieniem tymczasowym na okres krótszy niż miesiąc lub z wynajmem pracownika, umowa powinna zostać zawarta od razu (§ 14-5, ustęp trzeci ww. ustawy).

Jeśli pracownik ma zostać wysłany do pracy za granicę (w tym przypadku „za granicę" oznacza „poza Norwegię") na dłużej niż miesiąc, pisemna umowa o pracę musi zostać podpisana przed wyjazdem (por. § 14-5, ustęp pierwszy).

Kto odpowiada za przygotowanie umowy?

Za sporządzenie pisemnej umowy o pracę odpowiada pracodawca, który powinien przygotować szkic umowy/propozycję umowy i przedłożyć ją pracownikowi. Dopracowanie szczegółów umowy powinno zostać dokonane wspólnie z pracownikiem. Pracownik ma prawo skorzystać z pomocy reprezentanta przy negocjowaniu szczegółów umowy, bądź też w całości powierzyć opracowanie umowy ze swej strony reprezentantowi (por. § 14-5, ustęp pierwszy, punkt 3.). Reprezentantem może być przedstawiciel związku zawodowego, kolega, prawnik lub jakakolwiek osoba, do której pracownik ma zaufanie i prosi ją o pomoc w związku z zawieraniem umowy. Pracownik ma też prawo do skorzystania z pomocy reprezentanta w przypadku późniejszych zmian umowy.

Co wtedy, gdy nie ma pisemnej umowy o pracę?

Wymóg pisemności nie rozstrzyga o ważności umowy. Umowa może zostać uznana za w pełni ważną i wiążącą, nawet jeśli została zawarta ustnie, bądź o jej istnieniu można wywnioskować na podstawie stanu faktycznego (tj. tego, że pracownik wykonuje określoną pracę dla danego pracodawcy, a ten wypłaca mu za to wynagrodzenie). Jednak dla pracownika sporządzenie umowy pisemnej jest rzeczą niezmiernie istotną, zwłaszcza w przypadku sporu z pracodawcą, gdyż umowa stanowi wyraźny dowód na to, jakie miały być warunki zatrudnienia, natomiast w przypadku braku pisemnej umowy trzeba je udowadniać powołując się np. na świadków (o ile są), itp.

Niezależnie od tego, że umowa ustna lub umowa o której istnieniu wnioskuje się na podstawie stanu faktycznego mogą zostać uznane za wiążące, sporządzenie pisemnej umowy o pracę jest wymogiem prawnym i pracownik ma prawo takiej umowy żądać (chociażby poprzez ujęcie w formę pisemną stanu faktycznego).

Jeśli pracodawca odmawia sporządzenia pisemnej umowy o pracę, pracobiorca może wnieść sprawę do sądu i zażądać umowy w drodze wyroku sądowego. W takim przypadku pojawi się naturalnie pytanie, czy umowa o pracę w ogóle została zawarta i tu trzeba będzie powołać się na wspomniane wyżej ustalenia ustne i stan faktyczny. Jednak najczęściej problemem nie będzie samo stwierdzenie, czy stosunek pracy istnieje, tylko jaki jest jego rodzaj, np. czy mamy do czynienia z zatrudnieniem na czas określony, czy nieokreślony, a zatem, co powinno zostać zapisane w umowie o pracę.

W przypadku, kiedy pracodawca odmawia zawarcia pisemnej umowy o pracę, można również zawiadomić o tym fakcie Inspekcję Pracy (Arbeidstilsynet), chociaż ze skutecznością tej instytucji bywa różnie, lub, jeśli jest się członkiem związku zawodowego, przedstawiciela związku (związki zawodowe z kolei, z reguły działają w takich sytuacjach szybko i skutecznie).

Wymogi minimum co do zawartości umowy o pracę

Zgodnie z § 14-6 Ustawy o środowisku pracy pisemna umowa o pracę musi zawierać następujące informacje o stosunku pracy:

a) Tożsamość stron umowy
Musi być absolutnie jasne, kto w stosunku pracy ponosi odpowiedzialność pracodawcy (np. odpowiedzialność za wypłatę pensji, wynagrodzenia urlopowego itp.). Jest to szczególnie istotne w przypadku koncernów, w których skład wchodzi wiele firm, lub też w przypadku wynajmowania pracowników do projektów, przy których zaangażowanych jest wiele powiązanych ze sobą firm.

Podpowiedź: należy zwracać uwagę na to, by w informacjach o pracodawcy znalazł się norweski numer organizacyjny firmy, gdyż w przypadku kiedy przy danym projekcie zaangażowanych jest wiele firm o podobnej nazwie (np. spółek w ramach koncernu), pozwala to na precyzyjne zidentyfikowanie naszego pracodawcy.

b) Miejsce pracy
Określenie w umowie miejsca pracy pracownika będzie mieć znaczenie dla możliwości jego późniejszej zmiany przez pracodawcę, dla rozliczania wyjazdów służbowych/oddelegowania i rozstrzygania, czy pracownik powinien był liczyć się z koniecznością przeprowadzki, czy nie.

Jeśli brak stałego lub głównego miejsca pracy, należy ująć w umowie informację, że pracownik będzie wykonywał pracę w różnych miejscach oraz podać adres pracodawcy.

c) Opis obowiązków służbowych lub tytuł pracownika, nazwa stanowiska, bądź rodzaj pracy
Jest to bardzo istotny punkt umowy. Nie zawsze wystarczy podać nazwę stanowiska pracy, żeby było wiadomo, co pracownik ma robić. Przykładowo: czy do obowiązków sekretarki należy robienie szefowi kawy (i może jeszcze podawanie jej wszystkim innym pracownikom? :) ). Podobnie może być ze zbyt ogólnym określeniem obowiązków zawodowych. Np. czy w określeniu „prace pomocnicze na placu budowy" zawiera się grzebanie pod maską zepsutego samochodu, dostarczającego materiały budowlane?

Mimo że może się wydawać, iż chodzi o drobiazgi, opis obowiązków służbowych w umowie o pracę potrafi mieć potem duże znaczenie, gdyż od tego będzie zależało, wykonanie jakich prac pracodawca może nakazać pracownikowi, w jakim stopniu może zmienić zakres jego obowiązków służbowych np. w związku z restrukturyzacją zakładu, itp.

Obie strony powinny dobrze przemyśleć ten punkt umowy, żeby z jednej strony uzyskać jasność, co do zakresu obowiązków, a z drugiej, odpowiednią elastyczność.

Nie jest to wymogiem, ale do umowy można dodać - w formie załącznika - instrukcję pracy na danym stanowisku. Taka instrukcja pozwoli pracownikowi lepiej zrozumieć, czego się od niego wymaga, a pracodawcy łatwiej ocenić, jak pracownik sprawdza się na swoim stanowisku. W instrukcji zawiera się też z reguły takie informacje jak to, kto jest bezpośrednim przełożonym pracownika, jakie są procedury informowania o nieprzewidzianych okolicznościach, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji w określonych sprawach itp.

d) Data rozpoczęcia się stosunku pracy
Podanie w umowie daty początkowej zatrudnienia będzie miało znaczenie dla wyliczenia pensji, ustalenia długości ewentualnego okresu próbnego, ustalenie długości okresu wypowiedzenia, nabytych uprawnień socjalnych, prawa do zatrudnienia na stałe (w przypadku umów na czas określony) itp.

e) W przypadku zatrudnienia na czas określony - przewidywana długość stosunku pracy
Jeśli pracownik zatrudniany jest na stałe - sprawa jest prosta. Należy zapisać w umowie zatrudnienie stałe.
Jeśli pracownik zatrudniony jest na czas określony - należy podać datę końcową zatrudnienia.
Jeśli nie wiadomo dokładnie, ile czasu potrwają prace, do których zatrudniony jest pracownik, należy podać przewidywany czas trwania zatrudnienia. (Można np. napisać „przewidywany czas zatrudnienia do 03.03.2012 z możliwością przedłużenia o dwa tygodnie", albo coś podobnego.)

Brak jasnego określenia w umowie, że chodzi o zatrudnienie tymczasowe/na czas określony i na jaki czas zawarta jest umowa (choćby w przybliżeniu) może prowadzić do tego, że stosunek zatrudnienia uznany zostanie za stały (na drodze sądowej na wniosek pracownika).

f) Informacje o ewentualnym okresie próbnym
Jeśli pracodawca chce, by pracownik miał okres próbny, musi to zostać określone pisemnie w umowie o pracę.

Długość okresu próbnego nie może przekraczać 6 miesięcy.

Okres wypowiedzenia w okresie próbnym jest krótszy, niż standardowy i wynosi 14 dni (por. Ustawa o środowisku pracy, § 15-3, ustęp 7.)

g) Prawo pracownika do urlopu, wynagrodzenia urlopowego (feriepenger) oraz zasady ustalania terminu urlopów
Zwłaszcza jeśli w firmie jest jeden okres, w którym pracownicy (wszyscy na raz) idą na urlop, informacja o tym powinna znaleźć się w umowie.

Jeśli w umowie o pracę nie zostanie sprecyzowane, że pracownik ma prawo do wyższego wymiaru urlopu niż ustawowe minimum i wyższego wynagrodzenia urlopowego, domyślnie obowiązywać będą wymogi ustawowe (por. Ustawa urlopowa - ferieloven).

h) Okresy wypowiedzenia, obowiązujące pracownika i pracodawcę
Wymogi minimum co do długości okresu wypowiedzenia w zależności od wieku i stażu pracownika zawarte są w § 15-3 Ustawy o środowisku pracy. Tematem tym zajmiemy się później, przy okazji omawiania rozwiązania stosunku pracy.

i) Pensja obowiązująca na początku stosunku pracy, ewentualne dodatki i inne świadczenia niebędące częścią pensji (np. składki na fundusz emerytalny, diety, zakwaterowanie itp.) a także sposób i czas wypłaty wynagrodzenia.

Jak już wspominaliśmy, swoboda ustalenia wysokości wynagrodzenia przez strony umowy może być ograniczona przez umowy zbiorowe, bądź upowszechnione umowy zbiorowe.

Co się tyczy częstotliwości wypłacanie pensji - jeśli w umowie nie zapisano inaczej (np. co miesiąc. 10. dnia każdego następnego miesiąca), pensja powinna być wypłacana co dwa tygodnie.

j) Długość i rozkład dziennego i tygodniowego czasu pracy
Szczególnie ważne będzie zawarcie w umowie informacji o czasie pracy odbiegającym od podstawowych norm, zawartych w Ustawie o środowisku pracy, np. o systemie rotacyjnym ze średnim przeliczaniem czasu pracy.

k) Długość przerw w pracy

l) Umowa o zastosowaniu niestandardowego systemu czasu pracy

Jeśli pracownik ma przykładowo, pracować w systemie ze średnim przeliczaniem czasu pracy, w umowie należy zawrzeć informację o tym kiedy/jak często będzie mieć okresy wolne od pracy i jak będą one długie.

To samo tyczy się skróconego czasu pracy, elastycznego czasu pracy itp.

m) Informacje o ewentualnych umowach zbiorowych, regulujących stosunek pracy
Jeśli umowa zbiorowa została zawarta przez inne strony niż sam pracodawca i przedstawiciele pracowników w jego firmie (np. przez związek pracodawców i koalicję związków zawodowych), w umowie musi znaleźć się informacja o stronach umowy.

Informacje zawarte w punktach od g) do k) można podać w formie odnośnika do odpowiedniej ustawy, rozporządzenia lub umowy zbiorowej, która te kwestie reguluje.

Na koniec uwaga najważniejsza:

NIE PODPISUJE SIĘ UMOWY, KTÓREJ TREŚCI SIĘ NIE ROZUMIE!!!
(Dotyczy to zresztą wszystkich dokumentów).

Jeśli umowa nie jest dwujęzyczna lub spisana w języku zrozumiałym dla obu stron, przed jej zaakceptowaniem trzeba ją przetłumaczyć.

Żeby ułatwić życie licznym pracownikom z Polski, jak również zatrudniającym ich Norwegom, Inspekcja Pracy przygotowała standardowy wzór umowy w językach norweskim i polskim, który stanowi niezły punkt wyjścia i ułatwia stronie polskiej zorientowanie się w tym, co umowa zawiera.

Wzór dwujęzycznej umowy można znaleźć tutaj: http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=90807

Treść Ustawy o środowisku pracy, zawierającej omówione wyżej wymogi, można znaleźć tutaj: http://www.lovdata.no/all/nl-20050617-062.html

W następnym tygodniu dokończenie tematu umowy o pracę - omówimy dodatkowe regulacje, które często znajdują się w umowach o pracę, zwłaszcza zakaz konkurencji.

Reklama